GLOSSARIO DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

La Guida alle parole delle pubbliche amministrazioni è un prodotto del Progetto finalizzato "Semplificazione del linguaggio amministrativo" del Dipartimento della Funzione Pubblica coordinato da Alfredo Fioritto. La redazione delle voci è di Alfredo Fioritto, Maria Stefania Masini e Sabrina Salvatore. Gli aspetti linguistici sono stati curati da Grazia Basile, Maria Rita Galullo e Maria Emanuela Piemontese.

La Guida alle parole delle pubbliche amministrazioni fornisce la spiegazione di alcune di queste parole, o espressioni scelte tra quelle che più spesso ricorrono nei documenti amministrativi.

La Guida non ha alcuna pretesa di completezza, è solo un esempio di come ciascuna amministrazione può creare un proprio glossario per spiegare i termini tecnici più ricorrenti.

I. Pianificare il testo

Chi è il destinatario?
Farsi questa domanda significa fare delle ipotesi sul destinatario e su alcune sue caratteristiche (età, sesso, provenienza geografica, luogo di residenza, professione o mestiere esercitato, titolo di studio posseduto, capacità linguistiche, abitudini di lettura ecc.). Il diverso modo di combinarsi di queste caratteristiche nelle persone è ciò che rende un testo difficile o incomprensibile per alcuni, semplice o di media difficoltà per altri.

Qual è il contenuto?
Occorre avere le idee chiare sul contenuto del testo.
Parlare e scrivere in modo chiaro deriva quasi sempre dal pensare in modo chiaro.

Qual è l'obiettivo?
Pianificare un testo significa anche definire preliminarmente e con chiarezza il suo obiettivo. Una volta che siano chiari a chi ci si rivolge e che cosa si intende comunicare, è necessario avere chiaro l'obiettivo, cioè lo scopo della comunicazione

II. Organizzare le informazioni

Raccogliere le informazioni
Prima di organizzare le informazioni in un testo, occorre raccogliere il maggior numero di informazioni possibile. Un testo è chiaro se contiene in modo esplicito tutte le informazioni necessarie a chi legge o ascolta per capirlo. Esso non deve chiedere, implicitamente, al destinatario di fare riferimento a conoscenze presupposte o date per scontate.

Prendere appunti
Dopo aver raccolto tutte le informazioni possibili sull'argomento da trattare, il passo successivo è annotarsele in forma di appunti brevi.
Un suggerimento utile può essere annotarsi accanto all'appunto la fonte dalla quale si è attinta l'informazione, per poterla ritrovare facilmente , in caso di necessità, anche a distanza di tempo.

Fare la scaletta
Sulla base degli appunti, è opportuno fare una scaletta delle cose che si pensa di trattare, anche senza seguire un ordine preciso, cioè facendo l'elenco dei punti da sviluppare. Un criterio utile già nel fare la scaletta consiste nella scelta dei punti, in considerazione dell'obiettivo (informativo, regolativo ecc.) e del destinatario (interno o esterno) del testo.

Ordinare i punti della scaletta
Nell'ordinare i punti della scaletta in vista della scrittura del testo, i criteri da seguire sono essenzialmente due:

Chi ascolta o legge un testo deve poter individuare immediatamente il nucleo fondamentale delle informazioni presenti in un testo.

III. Scrivere il testo

Dare forma linguistica alle proprie idee
Poiché la scrittura non è la pura trascrizione delle idee e delle informazioni raccolte e selezionate, occorre che chi scrive sappia tenere a bada il flusso delle proprie idee. La scaletta, con i suoi vari punti -ordinati secondo un preciso ragionamento- ha proprio la funzione di guidare la stesura del testo e controllarne via via la strutturazione.

Separare le informazioni nel testo


Esplicitare l'oggetto del testo

Dove possibile, esplicitare l'oggetto del testo, cioè l'argomento di cui questo tratta. L'indicazione esplicita dell'oggetto del testo costituisce un grande aiuto alla lettura e comprensione del testo. Perché sia davvero di aiuto, l'oggetto, oltre ad essere esplicito, deve essere scritto in modo semplice e chiaro.

Esempio:
INVECE DI SCRIVERE COSI':
Oggetto: Legge 02.04.1968, n. 482, Art. 19, comma 2° - Invalido del Lavoro

MEGLIO SCRIVERE COSI':
Oggetto: Istituzione di elenchi separati degli invalidi del lavoro presso gli uffici provinciali del lavoro. Applicazione dell'articolo 19, comma 2° della legge n. 482 del 2/4/1968.


Fornire tutte le informazioni necessarie

Perché i testi siano chiari devono contenere tutte le informazioni necessarie alla loro comprensibilità. Anche per i testi della pubblica amministrazione vale la famosa regola del giornalismo anglosassone che suggerisce di fornire sempre le informazioni che derivano dalle risposte alle cosiddette 5W (who?, what?, when?, where?, why?, cioè "chi?", "che cosa?", "quando?", "dove?" e "perché/come?").

Per esempio, un manifesto pubblico che abbia come oggetto la comunicazione delle scadenze e modalità di pagamento della tassa comunale sugli immobili (Ici) deve contenere innanzitutto le informazioni relative a:

Tra gli effetti di un testo completo delle informazioni essenziali, scritto in modo semplice e chiaro, c'è anche quello, non trascurabile, di una riduzione delle richieste di spiegazioni, chiarimenti ecc. Tali richieste, se per i cittadini costituiscono una fonte d'ansia e di malcontento, per le amministrazioni costituiscono un notevole aggravio di lavoro.


Ordinare le informazioni

Le informazioni essenziali non solo devono essere presenti nel testo, ma devono essere ordinate, di norma, secondo precisi criteri gerarchici.

Le informazioni principali devono avere la giusta evidenza rispetto a quelle secondarie. Pertanto, ai fini della chiarezza del testo, è preferibile che le informazioni principali precedano quelle secondarie. Esse devono essere cioè immediatamente riconosciute come tali da chi legge.

Inoltre è opportuno che il testo presenti le informazioni a partire dalla più generale per arrivare alla più particolare. Vale a dire che le informazioni che riguardano tutti non possono essere trattate allo stesso modo o contemporaneamente a quelle che riguardano, invece, un numero più limitato di persone.


Raggruppare le informazioni in blocchi omogenei

Quanto più il testo è esteso, tanto più occorre raggruppare le informazioni in blocchi (paragrafi e capoversi) coerenti, completi e ordinati.

Spesso nei testi scritti senza un preciso piano di lavoro, ma seguendo il flusso delle idee, capita che le informazioni si susseguano in modo disordinato. Se chi scrive il testo segue, invece, il piano di lavoro (o scaletta ordinata) precedentemente elaborato e se questo è stato sufficientemente meditato, i blocchi di testo conterranno, innanzitutto, informazioni tra loro omogenee.

- Non dare nulla per scontato.

Un testo leggibile è anche comprensibile se fornisce in modo esplicito a chi legge tutte le informazioni necessarie per capire ciò di cui il testo parla.

Oltre alle informazioni principali, infatti, per capire un testo, sono essenziali anche altre informazioni che spesso chi scrive non fornisce in forma esplicita, ma le dà per scontate o le ritiene comunemente note a tutti. Si tratta di informazioni che collegano in modo implicito le diverse informazioni distribuite nel testo

IV. Rivedere e controllare il testo

Dopo aver scritto il testo, controllare se sono stati rispettati i suggerimenti relativi all'organizzazione logico-concettuale del testo, a quella sintattica e a quella lessicale.

Riscrivere singole parti del testo o frasi se esse appaiono a una lettura attenta non rispondenti ai criteri di brevità, semplicità e chiarezza.

Rileggere attentamente il testo dopo gli ultimi interventi di semplificazione.

Far rileggere il testo ad altre persone (estranee alla pianificazione e stesura del testo) per controllarne la comprensibilità e, sulla base di eventuali segnalazioni di dubbi o incomprensione, modificare le parti di testo ancora problematiche.

Il criterio da seguire per scrivere testi comprensibili è innanzitutto quello di scandire le idee o le informazioni in modo che a ogni frase corrisponda una sola idea (o informazione) principale. Una frase che contiene troppe informazioni, oltre a essere troppo lunga, è più difficile da leggere e capire. Per questa ragione la costruzione basata sulla coordinazione è preferibile a quella basata sulla subordinazione. per la stessa ragione è meglio evitare di fare frasi con incisi perché; questi interrompono la scorrevolezza delle frasi. Le frasi subordinate e gli incisi distraggono, infatti, l'attenzione di chi legge e richiedono più riletture per ritrovare il filo del discorso.

Le Regole Scrivere frasi brevi, possibilmente di 20 parole.

Scrivere frasi con una sola informazione principale.

Preferire la forma coordinata a quella subordinata o ricca di incisi.

Le frasi brevi sono più facili da leggere e da capire.

Le frasi che contengono una sola informazione non richiedono a chi legge sforzi di memoria.

La forma coordinata è più diretta e chiara di quella subordinata. Gli incisi spezzano le unità logiche della frase (soggetto, predicato e complemento).

Chi legge deve poter capire tutte le parole del testo. Chi legge e capisce tutte le parole riesce a ricostruire il senso completo del testo. Chi, invece, legge e non capisce una parola (o locuzione) rischia di capire male o non capire affatto il senso di una frase o del testo.

Chi scrive deve evitare parole di uso raro, elevate o arcaiche. Se si usano parole che hanno un senso nel linguaggio comune e sensi particolari nei linguaggi tecnico-specialistici, occorre costruire la frase in modo tale che emerga con chiarezza il senso in cui sono usate.

Le Regole Preferire le parole di uso comune

Preferire le parole di senso non ambiguo

Le parole di uso comune sono più facili e comprensibili di quelle rare, di tono elevato o arcaiche.

Le parole possono avere sensi diversi. Chi scrive deve evitare di usare parole vaghe o ambigue. Nella comunicazione faccia a faccia chi non capisce può chiedere spiegazioni e precisazioni. Chi legge e non capisce qualcosa rimane con i suoi dubbi e le sue difficoltà. Molti equivoci e problemi possono essere evitati se chi scrive fa attenzione alle parole che usa.


Esempi INVECE DI SCRIVERE COSI'

All'uopo esibisce il benestare dell'attuale intestatario

locale sito in

chiede di rilevare tale utenza

requisiti necessari: impossidenza di altra abitazione

ove il richiedente sia coniugato o nubendo

esperimento (della licitazione) produrre la documentazione completa

MEGLIO SCRIVERE COSI'

Perciò presenta la dichiarazione con cui l'attuale abbonato accetta

appartamento/ufficio/negozio ecc. che si trova in

chiede di diventare l'utente del telefono intestato a

requisiti necessari: non possedere altra abitazione

se la persona che chiede le agevolazioni è sposata o sta per sposarsi

svolgimento (della licitazione) presentare tutti i documenti

Manuali in pdf-zip: di Lucca - della Regione Molise - del Ministero del Tesoro

www.prefettura.pavia.it - www.funzionepubblica.it
Il primo "manuale di stile" (Ed. Il Mulino, 1995)

Web Homolaicus