La Guida alle parole delle pubbliche amministrazioni è un prodotto del Progetto finalizzato "Semplificazione del linguaggio amministrativo" del Dipartimento della Funzione Pubblica coordinato da Alfredo Fioritto. La redazione delle voci è di Alfredo Fioritto, Maria Stefania Masini e Sabrina Salvatore. Gli aspetti linguistici sono stati curati da Grazia Basile, Maria Rita Galullo e Maria Emanuela Piemontese.
La Guida alle parole delle pubbliche amministrazioni fornisce la spiegazione di alcune di queste parole, o espressioni scelte tra quelle che più spesso ricorrono nei documenti amministrativi.
La Guida non ha alcuna pretesa di completezza, è solo un esempio di come ciascuna amministrazione può creare un proprio glossario per spiegare i termini tecnici più ricorrenti.
Chi è il destinatario?
Farsi questa domanda significa fare delle ipotesi sul destinatario e su alcune
sue caratteristiche (età, sesso, provenienza geografica, luogo di residenza,
professione o mestiere esercitato, titolo di studio posseduto, capacità
linguistiche, abitudini di lettura ecc.). Il diverso modo di combinarsi di
queste caratteristiche nelle persone è ciò che rende un testo difficile o
incomprensibile per alcuni, semplice o di media difficoltà per altri.
Qual è il contenuto?
Occorre avere le idee chiare sul contenuto del testo.
Parlare e scrivere in modo chiaro deriva quasi sempre dal pensare in modo
chiaro.
Qual è l'obiettivo?
Pianificare un testo significa anche definire preliminarmente e con
chiarezza il suo obiettivo. Una volta che siano chiari a chi ci si
rivolge e che cosa si intende comunicare, è necessario avere chiaro
l'obiettivo, cioè lo scopo della comunicazione
Raccogliere le informazioni
Prima di organizzare le informazioni in un testo, occorre raccogliere il
maggior numero di informazioni possibile. Un testo è chiaro se contiene
in modo esplicito tutte le informazioni necessarie a chi legge o ascolta per
capirlo. Esso non deve chiedere, implicitamente, al destinatario di fare
riferimento a conoscenze presupposte o date per scontate.
Prendere appunti
Dopo aver raccolto tutte le informazioni possibili sull'argomento da trattare,
il passo successivo è annotarsele in forma di appunti brevi.
Un suggerimento utile può essere annotarsi accanto all'appunto la fonte dalla
quale si è attinta l'informazione, per poterla ritrovare facilmente , in caso di
necessità, anche a distanza di tempo.
Fare la scaletta
Sulla base degli appunti, è opportuno fare una scaletta delle cose che si
pensa di trattare, anche senza seguire un ordine preciso, cioè facendo l'elenco
dei punti da sviluppare. Un criterio utile già nel fare la scaletta consiste
nella scelta dei punti, in considerazione dell'obiettivo (informativo,
regolativo ecc.) e del destinatario (interno o esterno) del testo.
Ordinare i punti della scaletta
Nell'ordinare i punti della scaletta in vista della scrittura del testo, i
criteri da seguire sono essenzialmente due:
Chi ascolta o legge un testo deve poter individuare immediatamente il nucleo fondamentale delle informazioni presenti in un testo.
Dare forma linguistica alle proprie idee
Poiché la scrittura non è la pura trascrizione delle idee e delle informazioni
raccolte e selezionate, occorre che chi scrive sappia tenere a bada il flusso
delle proprie idee. La scaletta, con i suoi vari punti -ordinati secondo un
preciso ragionamento- ha proprio la funzione di guidare la stesura del testo e
controllarne via via la strutturazione.
Separare le informazioni nel testo
Dove possibile, esplicitare l'oggetto del testo, cioè l'argomento di cui questo tratta. L'indicazione esplicita dell'oggetto del testo costituisce un grande aiuto alla lettura e comprensione del testo. Perché sia davvero di aiuto, l'oggetto, oltre ad essere esplicito, deve essere scritto in modo semplice e chiaro.
Esempio:
INVECE DI SCRIVERE COSI':
Oggetto: Legge 02.04.1968, n. 482, Art. 19, comma 2° - Invalido del
Lavoro
MEGLIO SCRIVERE COSI':
Oggetto: Istituzione di elenchi separati degli invalidi del lavoro presso
gli uffici provinciali del lavoro. Applicazione dell'articolo 19, comma 2° della
legge n. 482 del 2/4/1968.
Perché i testi siano chiari devono contenere tutte le informazioni necessarie alla loro comprensibilità. Anche per i testi della pubblica amministrazione vale la famosa regola del giornalismo anglosassone che suggerisce di fornire sempre le informazioni che derivano dalle risposte alle cosiddette 5W (who?, what?, when?, where?, why?, cioè "chi?", "che cosa?", "quando?", "dove?" e "perché/come?").
Per esempio, un manifesto pubblico che abbia come oggetto la comunicazione delle scadenze e modalità di pagamento della tassa comunale sugli immobili (Ici) deve contenere innanzitutto le informazioni relative a:
Tra gli effetti di un testo completo delle informazioni essenziali, scritto in modo semplice e chiaro, c'è anche quello, non trascurabile, di una riduzione delle richieste di spiegazioni, chiarimenti ecc. Tali richieste, se per i cittadini costituiscono una fonte d'ansia e di malcontento, per le amministrazioni costituiscono un notevole aggravio di lavoro.
Le informazioni essenziali non solo devono essere presenti nel testo, ma devono essere ordinate, di norma, secondo precisi criteri gerarchici.
Le informazioni principali devono avere la giusta evidenza rispetto a quelle secondarie. Pertanto, ai fini della chiarezza del testo, è preferibile che le informazioni principali precedano quelle secondarie. Esse devono essere cioè immediatamente riconosciute come tali da chi legge.
Inoltre è opportuno che il testo presenti le informazioni a partire dalla più generale per arrivare alla più particolare. Vale a dire che le informazioni che riguardano tutti non possono essere trattate allo stesso modo o contemporaneamente a quelle che riguardano, invece, un numero più limitato di persone.
Quanto più il testo è esteso, tanto più occorre raggruppare le informazioni in blocchi (paragrafi e capoversi) coerenti, completi e ordinati.
Spesso nei testi scritti senza un preciso piano di lavoro, ma seguendo il flusso delle idee, capita che le informazioni si susseguano in modo disordinato. Se chi scrive il testo segue, invece, il piano di lavoro (o scaletta ordinata) precedentemente elaborato e se questo è stato sufficientemente meditato, i blocchi di testo conterranno, innanzitutto, informazioni tra loro omogenee.
- Non dare nulla per scontato.
Un testo leggibile è anche comprensibile se fornisce in modo esplicito a chi legge tutte le informazioni necessarie per capire ciò di cui il testo parla.
Oltre alle informazioni principali, infatti, per capire un testo, sono essenziali anche altre informazioni che spesso chi scrive non fornisce in forma esplicita, ma le dà per scontate o le ritiene comunemente note a tutti. Si tratta di informazioni che collegano in modo implicito le diverse informazioni distribuite nel testo
Il criterio da seguire per scrivere testi comprensibili è innanzitutto quello di scandire le idee o le informazioni in modo che a ogni frase corrisponda una sola idea (o informazione) principale. Una frase che contiene troppe informazioni, oltre a essere troppo lunga, è più difficile da leggere e capire. Per questa ragione la costruzione basata sulla coordinazione è preferibile a quella basata sulla subordinazione. per la stessa ragione è meglio evitare di fare frasi con incisi perché; questi interrompono la scorrevolezza delle frasi. Le frasi subordinate e gli incisi distraggono, infatti, l'attenzione di chi legge e richiedono più riletture per ritrovare il filo del discorso.
| Le Regole | Scrivere frasi brevi, possibilmente di 20 parole. Scrivere frasi con una sola informazione principale. Preferire la forma coordinata a quella subordinata o ricca di incisi. |
Le frasi brevi sono più facili da leggere e da capire. Le frasi che contengono una sola informazione non richiedono a chi legge sforzi di memoria. La forma coordinata è più diretta e chiara di quella subordinata. Gli incisi spezzano le unità logiche della frase (soggetto, predicato e complemento). |
Chi legge deve poter capire tutte le parole del testo. Chi legge e capisce tutte le parole riesce a ricostruire il senso completo del testo. Chi, invece, legge e non capisce una parola (o locuzione) rischia di capire male o non capire affatto il senso di una frase o del testo.
Chi scrive deve evitare parole di uso raro, elevate o arcaiche. Se si usano parole che hanno un senso nel linguaggio comune e sensi particolari nei linguaggi tecnico-specialistici, occorre costruire la frase in modo tale che emerga con chiarezza il senso in cui sono usate.
| Le Regole | Preferire le parole di uso comune Preferire le parole di senso non ambiguo |
Le parole di uso comune sono più facili e comprensibili di quelle
rare, di tono elevato o arcaiche. Le parole possono avere sensi diversi. Chi scrive deve evitare di usare parole vaghe o ambigue. Nella comunicazione faccia a faccia chi non capisce può chiedere spiegazioni e precisazioni. Chi legge e non capisce qualcosa rimane con i suoi dubbi e le sue difficoltà. Molti equivoci e problemi possono essere evitati se chi scrive fa attenzione alle parole che usa. |
| Esempi | INVECE DI SCRIVERE COSI' All'uopo esibisce il benestare dell'attuale intestatario locale sito in chiede di rilevare tale utenza requisiti necessari: impossidenza di altra abitazione ove il richiedente sia coniugato o nubendo esperimento (della licitazione) produrre la documentazione completa |
MEGLIO SCRIVERE COSI' Perciò presenta la dichiarazione con cui l'attuale abbonato accetta appartamento/ufficio/negozio ecc. che si trova in chiede di diventare l'utente del telefono intestato a requisiti necessari: non possedere altra abitazione se la persona che chiede le agevolazioni è sposata o sta per sposarsi svolgimento (della licitazione) presentare tutti i documenti |
Manuali in pdf-zip: di Lucca - della Regione Molise - del Ministero del Tesoro
www.prefettura.pavia.it -
www.funzionepubblica.it
Il primo "manuale di stile" (Ed. Il Mulino, 1995)