Il responsabile paghe e contributi deve seguire la gestione amministrativa dei dipendenti dell'impresa durante l'intero rapporto di lavoro, in tutto ciò che riguarda la corresponsione delle retribuzioni, il controllo degli straordinari, la rilevazione delle assenze. Egli ha la responsabilità di ordinare ed aggiornare l'archivio dei documenti del personale, schede nominative sulle quali vanno registrati tutti i dati relativi ad assenze, trasferimenti, passaggi di categoria, provvedimenti disciplinari e altre informazioni degne di nota. È altresi' incaricato di controllare la tenuta a norma di legge dei libri obbligatori (paga, matricola), ed è anche incaricato della gestione degli assegni familiari, sia dal punto di vista della documentazione che dell'erogazione. In certi sensi, opera delle verifiche circa l'esattezza contabile della liquidazione degli stipendi, dell'indennità di fine rapporto e di ogni altro pagamento al personale, a qualunque titolo corrisposto. Il responsabile paghecontributi è anche molto spesso incaricato di seguire le procedure di inserimento in organico di neo-assunti. Talvolta egli stesso si occupa delle fasi preliminari alla selezione: primi colloqui, compilazione di una scheda personale del candidato, presentazione al Direttore. Le operazioni di inserimento riguardano principalmente richieste di nulla-osta all'Ufficio di Collocamento, e discussione dei problemi che possono sorgere; visita medica, ove richiesta; messa a regime dalla retribuzione per il personale assunto da poco tempo (calcoli relativi alla tredicesima e quattordicesima mensilità). Simmetricamente, la persona è delegata a gestire, dal punto di vista amministrativo, le fasi di uscita del personale (liquidazioni, indennità varie, situazioni ai fini della pensione). Poiché tutte queste operazioni dipendono, in larga parte, dalla evoluzione della legislazione, dei contratti collettivi di lavoro e dagli accordi integrativi di settore e di impresa, il responsabile paghe-contributi deve curarne l'applicazione esatta a livello aziendale, preparando la documentazione necessaria in caso di vertenze individuali e collettive. Egli ha infine il compito di istruire le pratiche connesse con i periodi di Cassa Integrazione ordinaria e straordinaria, ed i rapporti con gli uffici di collocamento per quanto riguarda le assunzioni di personale protetto (persone con handicap). Quando persone appartenenti a queste categorie sono assegnate d'ufficio, in sintonia con altri dirigenti e funzionari (responsabile personale, rappresentanti relazioni sindacali), il responsabile paghe-contributi segue gli sviluppi della vicenda.

Situazione-Tipo di lavoro

Il responsabile paghe e contributi è una figura esistente praticamente in tutte le aziende che impiegano lavoro indipendente, anche se in certi casi, ed in particolare in imprese molto piccole, la persona incaricata non svolge esclusivamente tale mansione, ma segue anche altri aspetti dell'amministrazione dell'impresa. Data la molteplicità delle sue mansioni, la figura del responsabile paghe-contributi, pur avendo una ben precisa identità amministrativa, è però inserita in una rete di relazioni sia all'interno che all'esterno delle aziende. Interamente, gli interlocutori più frequenti sono l'ufficio del personale e quello delle relazioni sindacali, anche se va precisato che egli chiede e riceve chiarimenti circa l'interpretazione definitiva degli accordi, più che proporre qualche valutazione personale: il suo è cioè un compito amministrativo, non di relazione. È però vero che, in qualche caso, egli stesso si assume l'incarico di fornire spiegazioni circa gli accordi a uno o più lavoratori, qualora si presenti l'esigenza. Vi sono poi situazioni in cui egli opera all'interno di direttive e procedure definite dalla dirigenza aziendale: il caso tipico riguarda imprese che producono due o più linee di prodotto, ed hanno il problema di equiparare la gestione del personale operaio è separata dalla gestione di quello impiegatizio. Dal punto di vista delle relazioni con ambienti esterni alle imprese, la maggior frequenza di rapporti si registra verso gli uffici pubblici (collocamento, regioni) e gli enti mutualistici, e copre in modo prevalente problemi di interpretazione dileggi, regolamenti, contratti vari. Un certo rilievo hanno anche i rapporti con le unioni industriali, territoriali e di categoria, e con altri esperti e consulenti. Gerarchicamente, il responsabile paghe-contributi dipende dal responsabile amministrativo dell'azienda. Il grado di autonomia è alto nella organizzazione del lavoro, è invece minore nelle facoltà di prendere decisioni autonome. L'esistenza, a cui si è fatto cenno più sopra, di linee-guida, arriva talvolta a influenzare oltre la metà dell'attività decisionale e procedurale. Il numero di impiegati alle dipendenze del responsabile paghe-contributi varia ovviamente secondo la dimensione aziendale, ma non è poi molto elevato, nemmeno in imprese piuttosto grandi (4-5 impiegati in imprese fino a 1500-1700 dipendenti). A questo proposito c'è da dire che l'impatto dell'informatica si farà sentire non tanto sulle figure del responsabile paghe-contributi, quanto sulla dimensione del suo staff: l'introduzione di impianti in grado di eseguire tutta la procedura, dal calcolo delle retribuzioni alla stampa delle buste- paga si prevede porterà, nei prossimi anni, ad un forte calo degli occupati in quest'area dell'amministrazione d'impresa. L'orario di lavoro è quello normale di azienda, in genere con la possibilità di orario flessibile. Non è diffuso il part-time, almeno tra i responsabili. Il carico di lavoro non è distribuito in modo uniforme nel tempo: vi sono punte di attività verso la fine di ogni mese, in occasione della tredicesima e quattordicesima o alle scadenze fiscali.

Requisiti per l'accesso al ruolo

La responsabilità di paghe e contributi richiede capacità di scrupolosità, previsione e sensibilità. È necessario un costante sforzo di aggiornamento, poiché la normativa legislativa e contrattuale è in continua evoluzione. Lettura di riviste e giornali, attivazione di contatti frequenti con ambienti esterni all'impresa sono tra le modalità di aggiornamento più diffuse. La possibilità di incidenti dovuti a errori nell'applicazione di nuove norme è giudicata comunque bassa per un operatore attento, anche se il costo medio dell'errore per l'azienda non è trascurabile (15-20 milioni). Da qualche tempo, l'aggiornamento investe anche la parte informatica (packages di gestione più aggiornati, allargamento della informatizzazione). Altra caratteristica fondamentale è la riservatezza, dal momento che il responsabile paghe-contributi conosce in modo completo la situazione contrattuale e retributiva dell'intero personale. Proprio questa posizione cruciale richiede dati di sensibilità e di relazioni umane, peraltro utili tanto nel rapporto, quasi quotidiano, con altri ambienti dell'impresa, quanto nei confronti del personale alle dirette dipendenze. È richiesta anche una certa capacità di decisione responsabile e rapida (circa il 20% dei casi affrontati presentano situazioni senza precedenti). Il controllo di superiori è, in genere, piuttosto saltuario. Il titolo di studio (diploma superiore o laurea), preferibilmente in materie contabili-amministrative (ragioneria, economia e commercio, legge), costituisce ormai un elemento indispensabile per accedere alla professione. Mentre una precedente esperienza di lavoro non è necessaria, in genere, per l'assunzione in posizione subordinata, per l'assunzione a livello di responsabile sono richiesti 4-5 anni, almeno, di esperienza nel campo. Ovviamente, le aziende più piccole sono meno esigenti. Il tempo necessario per acquisire buona padronanza del lavoro è attorno ad un anno per il semplice addetto; per il livello di responsabile sono necessari attorno a 4-5 anni, come già detto. Sono disponibili corsi di formazione e di aggiornamento per questa professione, gestiti da associazione di categoria o enti formazione (Associazioni Industriali, IPSDA, ISPER, ecc.) esterni all'impresa. Essi sono in genere rivolti a persone che già svolgono la professione, hanno durata varia (da i a 5 giorni) e coprono per lo più l'aspetto normativo generale. La principale lacuna nella formazione dei neo-responsabili (ma anche dei neo-assunti) è ritenuta essere la mancanza di un metodo costante e comune, nell'interpretare leggi e accordi. Non vi sono ostacoli alla presenza femminile in questo campo, che dovrebbe aggirarsi attorno al 30-35% degli occupati (la percentuale è un pò più bassa a livello dei responsabili), anche perle possibilità di lavoro part-time (ancora poco diffuso, tuttavia).

Prospettive di carriera

In linea prevalente, il responsabile paghe-contributi viene reclutato all'interno dell'impresa, se tra gli addetti all'amministrazione paghe-contributi vi è chi, per capacità personale ed anzianità di servizio fornisce le necessarie garanzie. Peraltro, la mobilità tra aziende diverse è di gran lunga la forma prevalente di mobilità in quanto il responsabile paghe- contributi è un punto di arrivo della carriera, e la possibilità di spostamenti orizzontali all'interno dell'azienda (dall'area paghe- contributi alla contabilità industriale, ad esempio) è piuttosto scarsa. La mobilità tra aziende è inoltre favorita dal fatto che la gestione delle paghe e contributi è un'attività praticamente identica in tutti i settori economici. Oltre alla mobilità verso altre aziende, uno spazio ha anche l'uscita verso il lavoro autonomo in centri che gestiscono l'area paghe e contributi per più imprese. La pratica di affidare a centri esterni la gestione dell'area paghe e contributi è molto diffusa soprattutto tra le piccole imprese. È possibile che questa tendenza prosegua, accrescendo le opportunità di inserimento in questa direzione. Tuttavia, vi sono anche ostacoli non secondari che devono essere superati da chi intende impiantare attività di questo tipo, o più semplicemente svolgere attività di consulenza come libero professionista. La figura tipica della libera professione in questo campo è quella del consulente del lavoro, ma per poter esercitare occorre essere iscritti all'Albo dei Consulenti del Lavoro, e questo richiede una precisa procedura ed un certo tempo. Inoltre è necessaria anche la dotazione di un capitale iniziale.

Professioni simili e correlate

All'interno dell'azienda si possono ritenere simili alcune posizioni della gestione e selezione del personale nonché le posizioni dell'area amministrativa in generale. All'esterno delle aziende, le professioni più affini sono quelle di consulente del lavoro e di operatori presso un centro autonomo di elaborazione paghe e contributi.

Situazione occupazionale e previsioni a medio termine

Il numero di occupati nella professione in Italia si può approssimare calcolando un responsabile paghe e contributi per aziende di medie e grandi dimensioni, mentre per le piccole unità la stima è più approssimativa a causa dei decentramento esterno della gestione. Il complesso dell'area paghe-contributi si stima occupasse, al 1981, 700.000 persone, di cui 150-200.000 inquadrati come responsabili (in queste cifre è compreso il lavoratore autonomo). L'evoluzione quantitativa della professione dovrebbe tendere verso la stabilità del numero di occupati come responsabili, mentre, la più ampia presenza dell'informatica, dovrebbe ridurre, a medio termine, gli sbocchi occupazionali per le figure impiegatizie di supporto. È più incerta la valutazione delle prospettive per ciò che riguarda il lavoro autonomo, dove l'impatto negativo della tecnologia potrebbe essere compensato da un crescente ricorso alla gestione esterna da parte di piccole imprese. Al momento attuale, le imprese non segnalano particolari difficoltà nel ricoprire la posizione, anche se non sempre il livello qualitativo è soddisfacente. Stanno modificandosi i contenuti professionali di questa figura, nella direzione di un approccio meno ragioneristico-contabile e più invece statistico-economico alla amministrazione del personale. In altre parole, l'arricchimento professionale prevedibile è nel senso di acquisire capacità di analisi del costo del lavoro e della produttività, delle implicazioni del costo del lavoro per il budget aziendale, con lo scopo di fornire assistenza alle direzioni dei rapporti sindacali per ciò che riguarda il costo del lavoro, e produrre documentazione statistica interna ed esterna all'azienda.

Fonti di in formazione

Per accedere a questo ruolo professionale è necessario avere il diploma di maturità tecnica di ragioniere (perito commerciale), conseguito presso un Istituto Tecnico Commerciale dopo 5 anni, oppure la laurea in Economia e Commercio o Giurisprudenza. Per avere informazioni sugli istituti tecnici commerciali presenti nella propria provincia e regione, ci si può rivolgere all'Assessorato all'istruzione e alla Formazione Professionale della propria Regione.

Fonte: www.regione.lazio.it